大学職員の仕事内容【大学の各部署の特徴を紹介】

早稲田大学中央図書館 大学職員

前回、私立大学職員の労働条件がホワイトすぎるという記事を書きました。

この記事に書いたように大学職員は人気の職業ですが、実際の仕事内容はあまり知られていません。

今回の記事では、大学職員は実際にどのような仕事をしているかを、主な部署ごとに紹介していきたいと思います。

原則として、大学職員の仕事は裏方業務がほとんどです。教学関係(=授業運営やカリキュラム構築)はすべて教員の仕事となります。このため、事務職員は授業やカリキュラムにはほとんど口出しできません。

基本的に大学業界は教員が一番偉いです。教員たちが決めた方針を、事務職員が実務面でサポートすることで、大学改革は進んでいきます。この点を意識しておかないと、実際に入職してからギャップを感じることがありますので、注意してくださいね。

それでは、大学職員の仕事内容を見ていきましょう。なお、この記事で紹介する業務内容は、あくまで一般的な大学における事例ですので、大学によって名称や業務内容には違いがあります。

学生課

大学によっては「学生部」「学生支援課」「学生生活課」というような名前もあります。

大学生活の醍醐味である「サークル」を所管しているのも学生課です。在学証明書、卒業証明書、成績証明書、学割証明書などの発行なども行っているケースが多いですね。

部活動、サークル、福利厚生施設・運動施設の管理などの業務も担っています。さらには、下宿や専用アパートの紹介、アルバイトの紹介等も行っている大学もあります。

また「奨学金」を扱っているのも学生部門が多いですね。

カウンセリング、ハラスメント相談、生活相談、障がいを持った学生の支援など、学生生活を全面的にバックアップするのが学生課の最大の役割です。

ただし、学生の課外活動・サークル活動を監督する部署でもありますので、とにかく学生から嫌われます。心無い対応をしたせいで学生から嫌われてしまうケースもある。特に学園祭の時期は、学生と学生課のバトルはすさまじい。

とにかく自由にやりたい学生と、できるだけ穏便に済ませたい職員で、バチバチに対立してしまいます。

新年度が開始する4月や学園祭などの時期は、学生たちも活発に活動するため、職員も忙しくなります。ただ、学生課は基本的に難しい仕事はありません。

教務課

大学によっては「教務部」「○○学部教務課」「〇〇学部事務室」「教務センター」というような名前です。

大学職員といったら「教務課」というくらい、大学業界ではポピュラーな事務部署です。

カリキュラムの立案、学籍簿の作成、成績管理・成績通知、入学・退学・休学・転学等の業務、シラバスの作成、科目等履修生・聴講生など、授業に関連する事務を全般的に所管しています。

大学職員の花形といっても良いですね。まずは履修要項を頭に叩き込むところから始まります。

4月に入職したばかりの職員も、いきなり窓口で学生対応をしなくてはいけないので、人によっては苦労するかもしれません。教員と学生の間の仕事なので、ストレスを感じることもしばしば。

窓口業務だけではなく、教授会の運営、各種統計調査、各種会議の運営、議事録作成、学部の予算管理など、事務作業も膨大です。業務が立て込むと残業が続く日もありますね。やや忙しい部署だと思います。

ただ、大学職員ならではの仕事をしたいなら、まずは教務課を経験するのが良いと思います。

研究支援課

教員や研究者の研究活動を支援する部署です。

科学研究費や外部資金の受け入れから執行までを管理したり、コンプライアンス研修、研究倫理教育、研究公募に関する支援などを行います。

また、知的財産管理や産学連携といった、研究機関らしい仕事はすべてこの部署が所管しています。

非常に細々とした仕事が多いですが、基本的には教員の研究費を適切に執行することがメインになってきます。基本的に研究費は公的なお金なので、教員が無駄使いしたりネコババすることがあってはいけません。ですから、研究支援課を通して適正な管理をする必要があるのです。

具体的には、教員が提出してきた領収書やチケットの半券をチェックしたりしています。業務は細かいですが、仕事内容としてはそれほど難しくなく定時で帰れます。研究活動が活発でない大学の場合は、ほとんど人がいない場合もあります。

ただ、科研費の応募の時期(例年11月上旬)は、教員が作成した応募様式を職員が添削しますので忙しくなります。

キャリアセンター

いわゆる「就職部」「就職課」です。

学生の就職支援・インターンシップ支援などを行います。学生に対しては個別の就職相談、模擬面接、企業説明会などを実施します。また、企業に対しては企業訪問をするなどして、就職先の確保も行っています。

学生と1対1で面談できるということもあり、やりがいを感じられる部署でもあります。学生の進路に直結する重要な仕事ではありますが、基本的にキャリアセンターの仕事は楽です。残業するほど仕事量がないんですよね。

ただ、統計・調査・資料作成といったデスクワークもありますので、ずっと学生対応をしているわけではありません。

企画課

大学業界を取り巻く状況は、日々変化しています。企画課では、そういった状況変化に対応するために学内の調整を行います。自己点検・評価といわれる学内の取り組みの見直しなどを担当します。

また、主な業務として、学部や学科の設置・再編等は企画課が担当します。

これが簡単なようで非常に煩雑で難しい。学部の設置や再編は、すべて文部科学省に申請する必要があるのですが、資料作成の難易度が半端じゃないです。分厚い手引きとにらめっこして、膨大な量の申請書を作成しなければいけません。残業、残業、残業、残業です。

大学業界は守られている一方で、文部科学省からガチガチに縛られているため、政府に対する申請業務は不可欠。

この仕事だけはやりたくないですね。想像を絶するくらい面倒くさいです。他部署への根回しも必須ですし、相当神経を使いますよ。

財務課

大学の金銭の出納、決算、予算編成、予算統制、財務計画の策定、資産運用などを所管します。

この部署は想像しやすいと思います。別に大学に限った話ではありませんが、決算の時期はめちゃくちゃ忙しいです。なかなか帰れません。

経理業務が好きな人、数字に強い人、銀行経験者などは、大いに能力を発揮できる部署ですね。ただ、大学職員らしい仕事はあまり無い。

総務課

大学の幅広い業務を所管します。他の部署がやっていないことは全部総務課がやります。

郵便物、公文書の管理、各種委員会、入学式や卒業式の運営、クレーム処理、環境対策、近隣住民対応、学内の連絡・調整などを所管しています。物品や備品管理も行います。

この部署は、基本的に忙しくないです。残業するほど業務量がありません。

管財課

大学のキャンパス、建物、用地、施設、用品等の管理を所管します。

例えば、新たな建物を建てる際には、入札、見積もり、発注、といった業務を行います。大学のモノを司る部署なので、学生対応はほとんどありません。

大学のAV機器や机などの什器などの調達も行います。学生よりも外部業者の人と話すことのほうが多いでしょう。地味といえば地味な部署かも知れません。

パソコンのリプレイスや什器・備品の入れ替えの時期などは、新製品の展覧会に行けることもあるので、楽しいこともそれなりにあります。

管財課も基本的には忙しくないです。ただし、キャンパスの再開発・工事など、新しい事業を始めるときはめちゃくちゃ忙しいです。

入試課

入学試験や入試広報を所管します。

言うまでもなく、入試の時期は非常に忙しいです。入試の時期は、学内の人員計画などをすべて統率する必要がありますので、綿密な計画を策定しないといけません。入学試験は大学のなかでもデリケートな行事なので、失敗が許されません。全学的にピリピリしているなかで、先頭に立って入試運営していくのはかなり神経を使いますよ。

オープンキャンパスの実施、各部署との調整、大学ガイドブックの編集・発注など、多岐にわたる業務があるのでやりがいはあります。ただし、残業も多いのでなかなかハードです。

また、地方の高校へ出張することも多く、高校教員とコネを作ることも大事な仕事です。高校をめぐり、名刺を配り、高校生の前で講演をするなど、とにかく大学をアピールする必要がありますので入試課には活発な人が求められます。

また、高校生を対象とした合同の進学説明会などにも参加します。

留学生課

大学によっては「国際センター」「国際交流課」など様々な名称を使っています。

外国人留学生の受け入れ、海外への学生派遣などの業務を所管します。パスポート、ビザ、住居の紹介、日本語教育、生活サポートといった留学生に対する全般的な支援を行うのが特徴です。

さらに海外からの学生受け入れのために海外大学と協定を結ぶのも重要な仕事のひとつです。このため、語学の能力もある程度は必要になってきますね。

留学生と仲良くなれますし、直接人の役に立てるという意味ではやりがいが大きい部署です。ただ、留学を取り扱うという性質上、事務手続は非常に細かいです。

学内の学生に向けて、留学に関するハンドブックを作成したり、説明会を開催したりもします。

残業自体はそんなに多くありませんが、語学が求められるというのがネックかも。

情報センター

学内の情報システムを統括する部署です。

教員・職員・学生用のパソコン、アプリケーションの管理が主な業務です。学内の独自システムの運用、調達、保守など、外部業者と連携しながら様々な仕事を行っています。

学内システムに不具合が生じたときなどは、それなりに忙しくなりますよ。ただ、基本的に難しいIT業務は専門スタッフが行ってくれるので、普段は暇です。そういう意味ではかなり当たりの部署ですね。

IT経験のある人は、中途採用の際に強くアピールできる部署でもあります。

図書館

図書館は一番の当たり部署です。とにかく仕事がぬるい。とにかく仕事が無い。

専門業務は外部委託スタッフに任せておけばいいので、非常に暇です。大学職員は図書の選書・発注、貸出システムの保守、イベントの企画といった管理業務に従事します。司書の資格を持っている人はかなり楽しいと思いますよ。

仕事量が無いので、図書館はほとんど残業がありません。典型的なルーティンワークであり、のんびりした部署なので非常に働きやすい環境だと思います。

しかし膨大な知識が蓄積されている図書館は、大学の基盤でもあります。図書館はそれくらい重要なポジションにあるのです。さらに言えば、多くの学生が集まる場所なのでやりがいも大きい。でも、とにかく暇です。