【朗報】大企業がFAXの利用を減らしつつある【働き方改革】

まだFAXを使っているサラリーマン 人生

令和の時代にいまだFAX──。非効率な手順が残る企業の受発注業務に新たな革命の波が迫りつつある。次世代の電子データ交換(EDI)だ。業界横断の標準仕様により、大企業中心の従来のEDIとは異なり、中小企業まで巻き込んで普及が見込まれる。先陣を切った1社が花王だ。

花王が業務用製品の受注に使うFAXの一掃に乗り出した。病院やホテルなど約5000の顧客について、中小企業共通EDI(共通EDI)への移行を図る。花王も取引先も、受発注に伴う手間やコストを大幅に抑えられる見込みだ。

花王が大手スーパーや量販店に提供する家庭向け製品の大半は「流通BMS(ビジネスメッセージ標準)」と呼ばれる流通業界向けのEDIなどの電子取引を介して受注している。大手の小売店で花王製品が売れてPOS(販売時点情報管理)レジを通過すると、花王に自動的に発注データが届く仕組みもある。

ところが業務用石けんなどの業務用製品は全く別だ。受注件数の約6割がいまだにFAXで届き、1日当たりの受信枚数は約1400枚に及ぶ。FAX情報を社内システムに手入力するのにコストがかかっている。

FAXが多い理由は、取引先に中小企業が多いからだ。流通業に属していない取引先は流通BMSが使えず、花王に発注するためだけにシステム投資をするのも難しい。花王にとっても売り上げが伸びて取引先や注文数が増えるほど、将来的にコストがかさむ。「今から手を打ってコストを抑える必要があった」(花王の会計財務部門経理企画部の上野篤氏)。

出典:https://www.nikkei.com/article/DGXMZO47623890S9A720C1000000/?n_cid=SNSTW001

花王のような大企業がFAX利用を止めようとしているのは素晴らしいことですね、

FAXの歴史は古く、1920年代までさかのぼります。世界各国で普及し、今なお多くの国々で使用されています。

FAXは便利な機械ですが、無駄が多いのも事実。

注文書を作成

印鑑を押す

送信

人間が受領

発注完了の電話など事後処理

担当者が常に張り付いていないといけないので、かなり効率が悪いんですよね。

花王の事例では、1日で1400件も業務用石鹸の注文がFAXで届くということなので、想像を絶する世界ですね。

紙ベースで処理をするので、ヒューマンエラーも発生しやすい。数が多くなればなおさらです。

ただし、中小企業ではまだまだFAX文化が根強く、個別の発注業務などの多くをFAXに依存しています。

紙に対する信頼、業務効率をしようとしない組織文化、システム導入に対する嫌悪感、コストの問題など、FAXが生き残っている理由はさまざまだと思いますがそこにメスをいれた花王はすごい。

花王の場合は、2018年に全国253カ所の取引先に、クラウドサービスの共通「EDI」(Electric Data Interchange・電子データ交換)を利用した発注に切り替えてもらったそうです。

提供したのはBtoBのプラットフォームづくりを手掛けるインフォマート社。

2019年中はさらに900の取引先にFAXから、共通EDIへの切り替えてもらう予定だとか。

すごいスピード感ですね。

EDIの導入によって取引先の発注業務がかなり楽になっているようですよ。

発注先はシステムに入力すれば、出荷時期や納期までそのつど確認できるのです。FAXだといちいち電話で問い合わせる必要がありますから、すごい効率化です。

注文を受ける側も業務が一元化・自動化できるので便利ですよね。

イギリスのBBCに皮肉を言われる日本

ロンドン

イギリスの公共放送BBCにこんな記事がありました。一部を抜粋してきたので、和訳してみます。

「Why is hi-tech Japan using cassette tapes and faxes?」

前略

There are even tape cassettes for sale in the , along with fax machines – remember them? Even tech visionaries like Sony still use a fax.

“Japanese companies generally lag foreign companies by roughly five-to-10 years in adoption of modern IT practices, particularly those specific to the software industry,” says Patrick McKenzie, boss of Starfighter, a software company with operations in Tokyo and Chicago.

“The pace of development is glacial.”

中略

Japan’s failure to ditch its analogue habits and go digital means its “companies are losing out on productivity boosters,” says Ms Kopp, who used to work in a large Japanese firm for several years.

“Japanese IT departments are remorselessly conservative and hate to connect their computers to the outside world. They fear data theft and hacking, which also makes them fear abroad.”

One female office worker in a global logistics company in Tokyo – again speaking on condition of anonymity – says: “Japanese hesitate to use anything new in the office.”

中略

Consequently, Japan’s non-manufacturing productivity, despite the long hours worked, is the worst in the OECD countries and roughly half that of the US.

以下略

出典:https://www.bbc.com/news/business-34667380

「なんでハイテク国家の日本は、カセットテープとFAXを使い続けているの?」

日本のオフィス用のコンビニエンスストアには、ファックス機に加えて、テープカセットさえ売っています。ソニーのようなハイテクの先見者でさえ、まだファックスを使用しています。

東京とシカゴで事業を展開するソフトウェア会社であるStarfighter(スターファイター)のパトリック=マッケンジー氏はこう言います。

「日本企業は一般に、現代のITプラクティス、特にソフトウェア業界に特化したものに限って言えば、外国企業に約5〜10年遅れているんだよ。」

「(日本の)開発のペースは氷河期だね。」

アナログの習慣を捨ててデジタルに移行できなかったことは日本の失敗であり、それは「企業が生産性の向上をし損ねている」ということです。

日本のIT部門は徹底的に保守的で、コンピュータを外の世界に接続することを嫌っています。データの盗難やハッキングを恐れているのです。

東京のグローバルロジスティクス会社の女性事務員の1人は、匿名を条件に「日本人はオフィスのなかで新しいものを使うことをためらうのです」と教えてくれました。

その結果、日本の非製造業の生産性は、長時間労働にもかかわらず、OECD諸国で最悪であり、米国のおよそ半分です。

かなり耳が痛くなる指摘をされてるね・・・。

FAX業務を削減して、より効率化したいね

コスト削減に追われるサラリーマン

お恥ずかしながらわたしの職場でもまだFAXを利用しています。

うちの場合は、印刷用紙の発注がFAXなんですよ。いちいちエクセルで注文書を作って、個数を入力・印刷して送信しています。

これ受け取る側もかなり面倒だろうなあと思いながら、毎度発注しています笑

大企業がこういった改革に取り組むのはすごく好感が持てますね。

電子システムは伝票処理に比べてペーパーレスなので、情報伝達のスピードが全く違います。

手作業による「処理コスト」や「郵送コスト」をまとめて削減できるし、配送スピードも向上、計算ミスなどヒューマンエラーの削減にもつながりますよね。

使っていて気持ちよい。しかもミスもない。だからコストも減る。

良い事づくしです。

新しいシステムの導入はなにかと拒否感が生まれるものですが、ぜひその先の成果にも目を向けてほしいですね。

こういう流れが官公庁や一般企業にもどんどん広がるといいね。

まずはFAXから変えよう、働き方改革。